Tämä on Rovaniemen Melojien Ry EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja
tietosuojaseloste. Laadittu 19.4.2024.
- Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Melojat Ry
www.roimeloo.net
Muut yhteystiedot
pj@roimeloo.net
sihteeri@roimeloo.net - Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rovaniemen melojat Ry:n sihteeri
sihteeri@roimeloo.net - Rekisterin nimi ja säilytyspaikka
Jäsenrekisteri ja kajakinsäilytysrekisteri, jotka säilytetään Suomisportissa. Vajan avaimen
haltijarekisteri, jonka säilyttää avainvastaava manuaalisesi. Tiedot kurssi-ilmottautujista ovat
Suomisportissa. - Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäsenistöön ja kurssilaisiin.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. - Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, yhteystiedot (nimi, syntymäaika,
puhelinnumero, postiosoite ja sähköpostiosoite).
Jäsenet on rekisteröity neljään eri ryhmään: 1. jatkavat jäsenet (vähintään toista vuotta jäsenenä =
pelkkä jäsenmaksu), 2. uusi jäsen (ensimmäinen jäsenkausi = liittymismaksu ja jäsenmaksu), 3.
perhejäsen (vähintään kaksi samaan ruokakuntaan kuuluvaa jäsentä = perhejäsenmaksu) sekä 4.
nuorisojäsen (alle 18-vuotias jäsen, joka ei ole perhejäsenenä=nuorisojäsenmaksu). Lisäksi Suomisportissa on kajakinsäilytyspaikan vuokraajat rekisteröity omassa rekisterissään (kajakinsäilytysrekisteri). Melontakursseille ilmottautuvien tiedot säilytetään myös Suomisportissa. Jäsenrekisterin tiedot tallennetaan vain jäsenyyden ajan. Seuran jäsenyyden irtisanomisen jälkeen
tiedot poistetaan. Kurssitietoja säilytetään noin vuoden ajan.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä
käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden
tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja.
Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen. - Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä ensisijaisesti Suomisport -palvelun kautta. Tietoja voidaan saada myös sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa jäsen tai jäseneksi hakeva luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista
lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. - Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on
sovittu jäsenen kanssa. - Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen
turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden
toimihenkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu. - Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti seuran johtokunnalle/yhteyshenkilölle. Johtokunta/yhteyshenkilö voi pyytää tarvittaessa
pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). - Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti johtokunnalle/yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilö voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).